Главным источником информации для Единого банка данных о пропавших без вести является Анкета разыскиваемого, разработанная ЦГСР и распространяемая среди населения во всех регионах Северного Кавказа. Данная анкета распространяется через органы внутренних дел, представителей ММГЛ в регионах, через общественные организации-партнеры, органы местного самоуправления и иные структуры.
Заполненные анкеты следует направлять непосредственно на почтовый адрес ЦГСР, либо привезти лично в офис ЦГСР или представителям ЦГСР в регионах.
Данные о разыскиваемом лице, приведённые в анкете, являются конфиденциальной информацией и не подлежат разглашению. Информация заносится в банк данных ЦГСР, доступ к которой имеют лишь сотрудники Центра. Предоставление данных о разыскиваемых лицах иным организациям осуществляется с согласия родственников и исключительно в целях содействия розыску.
Анкета предполагает сбор данных о разыскиваемых лицах по следующим блокам параметров:
- Биографические данные, персональные данные и связи
- Медицинские сведения
- Антропометрические и физические характеристики, стоматологический статус (зубная карта/формула)
- Психологические и поведенческие особенности
- Ситуационные сведения (описание обстоятельств исчезновения, образа жизни до исчезновения и иной информации о пропавшем)
- Текущее состояние розыска (переписка с правоохранительными органами)
Требования к заполнению анкеты просты: ответы на вопросы анкеты должны быть точными и полными, сведения о разыскиваемом – достоверными. Если гражданин, заполняющий анкету, не располагает точными данными, то об этом следует сделать отметку. При возникновении трудностей в заполнении анкеты можно получить консультацию по телефонам и электронной почте, указанным в анкете.
Помимо анкеты родственникам и близким пропавшего без вести необходимо заполнить заявление на имя председателя Миротворческой миссии, которое даст сотрудникам ЦГСР формальные основания для начала процедуры розыска. Это облегчит ЦГСР задачу взаимодействия с органами власти, в том числе с правоохранительными.